Vacatures

Share this job offer

Facility Coordinator


Job description

Je taken bestaan voor 60% uit het opvolgen van alles m.b.t. facilities en voor 25% uit de volledige operationele uitvoering en opvolging van de aankoopprocessen binnen YPTO als Purchasing Officer. De overige 15 % van je tijd fungeer je als Management Assistant (back-up) van de CEO. Je rapporteert aan de Teamlead Purchasing & Facilities.


Facilities:

  • Je bent verantwoordelijk voor de opvolging van het periodieke onderhoud van alle facilitaire voorzieningen; je bent het aanspreekpunt voor de gebouwbeheerder en de schoonmaakfirma.
  • Je zorgt voor een gecentraliseerd overzicht van gemelde problemen, alsook feedback rond genomen acties
  • Je staat in voor de contacten met leveranciers (frisdrankautomaten, waterfonteinen, koffiemachines, fruit). Je zorgt voor de organisatie van de verdeling ervan (zelf of door de leverancier).
  • Je beheert het budget voor en de stock van het kantoormateriaal en doet de nodige bestellingen.
  • Je staat in voor de toegang van bezoekers (badges, parkeerplaatsen, …) en voor het postbeheer.
  • Je bent verantwoordelijk voor het beheer van vergaderzalen en voorzien van het nodige materiaal.
  • Je controleert de facturen voor de aankopen/uitgaven m.b.t. facilities en keurt deze goed.

Purchasing Officer:

  • Je staat in voor de opvolging van de aanvragen en bestellingen:
    • Je vraagt offertes op, selecteert leveranciers en onderhandelt m.b.t. de aankopen van leveringen en diensten
    • Je verzorgt de administratieve afhandeling van de dossiers
    • Je maakt Purchase Orders aan voor punctuele bestellingen en zorgt voor de ondertekening, het uitsturen en de archivering ervan
    • Je houdt alle betrokken partijen op de hoogte van de voortuitgang in de dossiers
  • Je kan tevens als back-up ingezet worden voor de opvolging van CATS Fiori (tijdsregistratiesysteem voor interne en externe medewerkers in SAP): opvolgen van tijdige en kwalitatieve invulling van timesheets, bewaken van tijdige goedkeuring en verzorgen van correcte en stipte versturing van timesheets aan leveranciers.

Management Assistant:

  • Agendabeheer CEO
  • E-mailbeheer CEO
  • Voorbereiding management meetings
  • Bestelling lunches
  • Reisaanvragen organiseren
  • Beheer van parkingtoegang voor bezoekers
  • PowerPoint-presentaties bewerken
  • Briefwisseling
  • Goedkeuring van facturen

------------------


Votre charge de travail se répartit comme suit : 60 % pour le suivi de tout ce qui concerne les équipements (facilities) et 25 % en qualité de Purchasing Officer pour l’exécution et le suivi opérationnels complets des processus d’achat au sein d’Ypto, tandis que 15 % de votre temps de travail est consacré à la fonction de Management Assistant (back-up) auprès du CEO. Vous rapportez à la responsable de l’équipe Purchasing & Facilities.


Équipements :

  • Vous êtes responsable du suivi de l’entretien périodique de tous les équipements logistiques ; vous agissez en tant que personne de référence pour le gestionnaire du bâtiment et la firme de nettoyage.
  • Vous regroupez les problèmes signalés dans un aperçu et y ajoutez le feed-back lorsque des actions ont été entreprises.
  • Vous assurez les contacts avec les fournisseurs (distributeurs de boissons, fontaines à eau, machines à café, fruits). Vous en organisez la distribution (par vous-même ou le fournisseur).
  • Vous gérez le budget et le stock de matériel de bureau et effectuez les commandes au regard des besoins.
  • Vous êtes responsable de l’accès des visiteurs (badges, places de parking...) et de la gestion du courrier.
  • Vous assurez la gestion des salles de réunions et la préparation du matériel nécessaire.
  • Vpous contôlez et approuvez les factures pour les achats/dépenses liés aux équipements.

Purchasing Officer :

  • Vous vous chargez du suivi des demandes d’achat :
    • Vous demandez des offres, sélectionnez des fournisseurs et négociez l'achat de livraisons et services.
    • Vous assurez le traitement administratif des dossiers.
    • Vous créez des demandes d'achat pour les commandes ponctuelles et vous vous assurez qu’elles soient signées, envoyées et archivées.
    • Vous informez toutes les parties concernées de l'état d'avancement des dossiers.
  •  En outre, vous pouvez être impliqué(e) comme back-up pour le suivi de CATS Fiori (système d’enregistrement des heures dans SAP pour les collaborateurs internes et externes) : vous vous assurez que les timesheets soient remplies complètement et dans les délais, vous vérifiez qu’elles soient approuvés à temps et vous vous chargez de les envoyer à temps aux fournisseurs.

Management Assistant :

  • Gérer l’agenda du CEO 
  • Gérer les e-mails du CEO
  • Préparer les réunions de management
  • Commander les repas
  • Gérer les demandes de voyage
  • Gérer l'accès au parking pour les visiteurs
  • Modifier des présentations en PowerPoint
  • Traiter le courrier
  • Approuver les factures

Requirements

  • Je hebt bij voorkeur een bachelordiploma of gelijkwaardig door ervaring
  • Je hebt een goede kennis van het Nederlands, Frans en Engels, zowel mondeling als schriftelijk
  • Goede kennis MS Office (voornamelijk Word, Excel en Powerpoint)
  • Je bent hands-on en steekt graag de handen uit de mouwen
  • Je bent sterk in plannen en organiseren en kan prioriteiten stellen
  • Je bent integer en kan autonoom en nauwkeurig werken
  • Je bent een teamspeler met goede onderhandelingsvaardigheden

----------------------

  • Vous avez de préférence un diplôme de bachelier ou une expérience équivalente.
  • Vous avez une bonne maîtrise du français, du néerlandais et de l'anglais, parlé et écrit.
  • Vous disposez d’une bonne connaissance de la suite Microsoft Office (principalement Word, Excel et PowerPoint).
  • Vous avez l’esprit pratique et n’hésitez pas à vous retrousser les manches.
  • Vous maîtrisez la planification, l’organisation et l’établissement de priorités.
  • Vous êtes intègre et capable de travailler de façon autonome et précise.
  • Vous travaillez bien en équipe et disposez de bonnes compétences de négociation.