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Manager Project & Portfolio Management Office


Job description

Le texte FR suit le NL

Als Manager van het Project & Portfolio Management Office (PPMO) stuur je enerzijds het Portfolio Management Office aan en anderzijds vier Project Management Teamleads die op hun beurt in totaal een 60-tal Project & Program Managers aansturen in de centrale pool.

Je voornaamste verantwoordelijkheden zijn:

  • Inhoudelijke aansturing van PPMO:
    • Definiëren van de standaarden en processen
    • Waken over het behalen van de doelstellingen en evalueren van de behaalde resultaten (kwaliteit en kwantiteit)
    • Onderzoeken van de haalbaarheid van projecten, diensten en/of initiatieven, rekening houdend met het afdelingsbeleid bepaald door de Head of
    • Aanmoedigen van verbeteringen aan de organisatie, procedures en werkcircuits die een impact hebben op de efficiëntie of de dienstverlening aan de klant
    • Ondersteunen en erover waken dat de interne Project Delivery-processen in lijn zijn met de PM²-methodologie
    • Zorgen voor een samenhang tussen de verschillende teams en afdelingen door bv. afstemmingsmomenten te organiseren over de respectieve rollen en verantwoordelijkheden
  • Opnemen van E2E process ownership voor projecten
  • Opstellen van een jaarlijks budget i.s.m. de voornaamste stakeholders, erover waken dat dit beheerd wordt zoals een goede huisvader en hier regelmatig over rapporteren
  • Resultaatgericht begeleiden van de 4 teamleads en hen ondersteunen bij het omgaan met complexe situaties:
    • Delegeren van verantwoordelijkheden
    • Houden van functionerings- en evaluatiegesprekken met de direct reports en indien nodig met andere medewerkers uit de betrokken teams
    • Actief deelnemen aan resource management en capacity planning voor de betrokken teams
  • Resultaatgericht begeleiden van de 6 PMO-teamleaden:
    • PMO ondersteunen in de dagelijkse werking en hen begeleiden om de PM-werking te blijven verbeteren en optimaliseren
    • Functionerings- en evaluatiegesprekken houden
  • Verzekeren van de continuïteit van de dienstverlening
  • Fungeren als contactpersoon voor de stakeholders:
    • Samen met de klant de noden detecteren en formuleren 
    • Het team ondersteunen in contacten met de klant
    • Optreden als vertegenwoordiger van Ypto bij de klant in geval van grote projecten of escalaties

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En tant que Manager du Project & Portfolio Management Office (PPMO), vous dirigez d'une part le Portfolio Management Office (PMO) et d'autre part quatre Team leads qui sont quant à eux responsables d'une soixantaine de Project & Program Managers qui font partie du 'pool' central.   

Vos principales responsabilités sont:

  • Gestion de PPMO au niveau du contenu :
    • Définition des standards et des processus
    • Suivi de l'atteinte des objectifs et évaluation des résultats obtenus (qualité et quantité)
    • Examiner la faisabilité des projets, services et / ou initiatives, en tenant compte de la politique du département déterminée par le Head of
    • Encourager les améliorations de l'organisation, des procédures et des circuits de travail qui ont un impact sur l'efficacité ou le service client
    • Soutenir et s'assurer que les processus internes de Project Delivery sont en ligne avec la méthodologie PM²
    • Assurer la cohérence entre les différentes équipes et départements en organisant par exemple des moments de coordination sur les rôles et responsabilités respectifs
  • Assumer le process ownership E2E pour les projets
  • Élaborer un budget annuel en collaboration avec les principales parties prenantes, veiller à ce que celui-ci soit géré en bon père de famille et en rendre compte régulièremen
  • Accompagner les 4 Team leads de façon axée résultat et les soutenir dans la gestion de situations complexes :
    • Déléguer les responsabilités
    • Mener des entretiens de performance et d'évaluation avec les direct reports et, si nécessaire, avec les autres collaborateurs des équipes impliquées
    • Participer activement à la gestion des ressources et à la planification des capacités des équipes impliquées
  • Accompagner les 6 membres du PMO de façon axée résultat :
    • Soutenir le PMO dans son fonctionnement journalier et accompagner les membres à continuer à améliorer et optimiser les activités PM
    • Mener des entretiens de performance et d'évaluation
  • Assurer la continuité de service
  • Agir comme personne de contact pour les parties prenantes :
    • Détecter et formuler les besoins en concertation avec le client
    • Soutenir l'équipe dans les contacts avec le client
    • Agir en tant que représentant d’Ypto auprès du client en cas de projets majeurs ou d'escalation

Requirements

Le texte FR suit le NL

  • Je beschikt over een masterdiploma of gelijkwaardig door ervaring
  • Je hebt minstens 15 jaar ervaring in het aansturen van projecten (voornamelijk in IT), waarvan minstens 5 in het aansturen van een projectafdeling
  • Je bent gecertifieerd in minstens één projectmethodologie (PM², PMBOK, PMI)
  • Ervaring met ServiceNow is een pluspunt
  • Je hebt een goede kennis Nederlands, Frans en Engels, zowel mondeling als schriftelijk
  • Je communiceert en overlegt vlot en beschikt over uitstekende presentatievaardigheden
  • Je werkt nauw samen met collega’s uit verschillende teams en disciplines en bent klantgericht
  • Je hebt een hoog niveau van organisatiesensitiviteit en bent stressbestendig

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  • Vous disposez d’un diplôme de niveau master ou équivalent par expérience
  • Vous avez au moins 15 ans d'expérience dans la gestion de projets (principalement en informatique), dont au moins 5 dans la gestion d'un département de projets
  • Vous êtes certifié(e) dans au moins une méthodologie de projet (PM², PMBOK, PMI)
  • Une expérience avec ServiceNow est un plus
  • Vous avez une bonne connaissance du français, du néerlandais et de l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit
  • Vous êtes bon communicateur et concertateur et vous disposez d’excellentes compétences en présentation
  • Vous travaillez en étroite collaboration avec des collègues d'équipes et de disciplines différentes et êtes orienté(e) client
  • Vous avez un niveau élevé de sensibilité organisationnelle et êtes résistant(e) au stress