SAP: de basis van de NMBS-processen

Iedereen binnen NMBS komt wel eens in aanraking met de NMBS SAP-applicaties die ervoor zorgen dat al de taken van onze medewerkers gepland, uitgevoerd en geregistreerd worden zodat er ook over kan gerapporteerd worden. De SAP-applicaties zijn de ondersteunende laag van vele NMBS-bedrijfsprocessen. Zo wordt SAP gebruikt in bijvoorbeeld ticketverkoop via de ticketverkoopmachines, het opmaken van de planning in de onderhoudswerkplaatsen, het beheer van de boetes aan reizigers, de personeelsadministratie, alsook voor alle aankoop-, magazijn- en transportprocessen tussen de NMBS-locaties. Daarom ondersteunt Ypto een groot aantal SAP-applicaties waarvan de oudsten net iets meer dan 10 jaar geleden van start gingen binnen de NMBS. 

We zijn dan ook continu bezig met vernieuwingen, en de laatste tijd sterk met verbeteringen aan de gebruikersinterface. Zo werden bijvoorbeeld een aantal HR-processen geïmplementeerd in SAP SuccessFactors, een oplossing in de cloud met als grote voordeel een snelle en veilige ontsluiting van nieuwe HR-functies via handige webpagina’s.  Maar ook in andere directies zijn we bezig met updates en vernieuwingen.

Een overzicht: 

Marketing automation in de CRM-dienst

Voor de NMBS Marketing afdeling worden de applicaties SAP CDC (Customer Data Cloud) en het Adobe Experience platform (beiden in de cloud) samen geïmplementeerd en met elkaar gekoppeld waardoor de marketingafdeling gebruik kan maken van alle klantengegevens vanuit de SAP en niet-SAP applicaties. 

In dat project werken specialisten uit Ypto samen met verschillende firma’s zoals SAP, Adobe en TCS in een echte multiculturele samenwerking. De nieuwe functionaliteit zorgt ervoor dat NMBS meer te weten komt over het reisgedrag van de treinreizigers (bv. welke abonnementen kopen ze, wanneer en hoeveel reizen ze, kopen ze de tickets online of via mobile app, enz.). Daardoor kunnen marketeers bij NMBS hun klanten beter begrijpen en gerichter communiceren. Maar ook de reizigers zelf profiteren van die nieuwe functionaliteit, omdat ze na het maken van een account hun gegevens kunnen controleren en aanpassen (waaronder hun toestemming voor het gebruiken van hun gegevens), en ook zicht krijgen op al hun interacties met de NMBS (aankopen, klachten, enz.). 

Nieuwe apps in Technics-afdeling en e-logboek

Ook in de Technics-afdeling, waar NMBS-medewerkers werken aan treinen of treinonderdelen, zitten onze SAP-teams niet stil. Zo zijn er sinds 2018 verschillende apps gelanceerd die de NMBS-medewerkers ondersteunen tijdens hun werk. De Chronos en AREA51 apps bijvoorbeeld worden gebruikt in de tractiewerkplaatsen voor de tijdsregistratie van taken. In 2021 staan er ook andere apps op het programma zowel voor logistieke ondersteuning als voor de verdere digitalisering van de verschillende onderhoudsprocessen. 

Verder werkt Ypto aan een e-logboek dat door medewerkers van verschillende directies gebruikt zal worden: wanneer een treinbestuurder of treinbegeleider tijdens het rijden een technisch probleem opmerkt, kan die dat meteen mobiel registreren, en kan het oplossen van het mankement direct in de volgende onderhoudsbeurt van het voertuig gepland worden. Tot nu toe gebruikt men een papieren boek, dat pas op het einde van de rit  geconsulteerd wordt. Door het e-logboek kunnen technische problemen veel sneller opgelost worden. 

Vereenvoudiging en vernieuwing van Business Intelligence

Ook binnen het departement Business Intelligence en Analytics vereenvoudigen en vernieuwen we het SAP-data warehouse (SAP BW) en de front-end tools die het mogelijk maken om data uit SAP BW te visualiseren.  

Voor de keuze van die visualisatietool baseren we ons op een vergelijkingsonderzoek dat we gedaan hebben. Op basis van dat onderzoek hebben we beslist om verder te gaan met SAP Analytics Cloud om de data te visualiseren uit SAP BW/4HANA en in een latere fase ook uit het SAP ERP systeem.  

Via een greenfield aanpak gaan we bij dit project alle onderliggende datamodellen herbouwen zodat we door het toepassen van SAP best practices de logica kunnen centraliseren, redundantie vermijden en betere performantie garanderen.  

Alle bestaande (SAP BW) rapporten worden daarbij herbouwd in SAP Analytics Cloud om de eindgebruikers te voorzien van een moderne business intelligence tool. Die nieuwe tool laat het toe om rapporten en dashboards te raadplegen via de browser of via mobiele apps. Ook SAP Analysis for Microsoft Office wordt beschikbaar gesteld om rapporten te consumeren in Microsoft Office. 

Onze SAP-teams zoeken dus voortdurend naar manieren waarop ze NMBS-processen en de gebruikers nog efficiënter kunnen laten werken. Om te zorgen dat de NMBS-trein kan blijven rijden in het nakende concurrentielandschap, doen we bij Ypto geregeld onderzoek en blijven we vernieuwen.