Audit Coordinator

(English version not available)

Je bent geïnteresseerd in de wereld van aankopen? Ben je enthousiast, administratief sterk, oplossingsgericht en werk je graag met IT systemen, en ben je geïnteresseerd in de wereld van de spoorwegen?

We zijn op zoek naar een Purchasing Officer voor het team Demand Management Office binnen onze dienst Ypto Purchase, IT Contract & Vendor Management. Ypto B-IT NMBS staat in voor alle IT diensten voor de NMBS.

Het team Demand Management Office omvat onder andere het beheren en optimaliseren van de administratieve opvolging van de toegekende opdrachten voor leveringen en IT-diensten voor de NMBS gedurende de volledige uitvoeringsfase.

Als Purchasing Officer:

• Je staat in voor de volledige verwerking en opvolging van de aankopen binnen Ypto B-IT NMBS:

  • Je verzorgt de administratieve afhandeling van de dossiers, vanaf de aanvraag tot het versturen van de bestelbon naar de leverancier, alsook het behandelen van de betreffende facturen. Daarnaast optimaliseer en pas je - waar nodig - de bestaande flow van de ontvangen aankopen aan en dit in samenwerking met je collega’s.

  • Je volgt samen met je collega’s de aanvragen van leveranciers en interne klanten op die toekomen in een functionele mailbox.

  • Voor de verwerking en de administratieve afhandeling van de dossiers werk je nauw samen met je collega’s van het Project Delivery Office Team & Finance zodat het financiële aspect van een dossier goed verloopt.

  • Samen met Vendor Management & Procurement zorg je ervoor dat aankopen tijdig en correct worden opgevolgd in de desbetreffende systemen (SAP ECC (FICO) – SAP Ariba – ServiceNow, Docusign).

  • Je bent de contactpersoon voor leveranciers ivm hun bestellingen en facturatie en je bent het aanspreekpunt voor de interne klanten in jouw domein en ondersteunt hen in het maken van aanvragen en opbouwen van aankoopdossiers.

  • Je maakt Work Breakdown Structures (WBS), Purchase Requests (PR’s) en Purchase Orders (PO’s) aan voor punctuele bestellingen, afroepen op raamovereenkomsten en aanvragen voor nieuwe raamcontracten. Je garandeert eveneens de goede verloop van goedkeuring door alle betrokken partijen.

  • Je volgt de geplaatste bestellingen op en houdt alle betrokken partijen (klanten / bepaalde leveranciers) op de hoogte van de voortuitgang in hun dossiers.

  • Je verwerkt de ontvangen facturen:
    - Contacteren van de aanvrager voor de ontvangst van de goederen/diensten zodat een Goederen ontvangst – MIGO en/of Diensten ontvangst – Service Entry kan worden uitgevoerd en credit nota’s afgehandeld kunnen worden.
    - Voorbereiden van de maandelijkse en jaarlijkse closing in samenwerking met Finance.
    - Inboeken van de facturen als goedgekeurd zodat deze door de boekhouding kan worden vrijgegeven ter betaling.
    - Het oplossen van problemen in samenwerking met de dienst Boekhouding voor de verwerking van facturen.

• Afhankelijk van je tijdsbesteding, kunnen je ook de volgende taken worden toevertrouwd:

  • Meewerken aan projecten m.b.t. het aankoopgebeuren,

  • Formuleren van voorstellen ter verbetering van de aankoopprocedures en -processen,

  • Opmaken van rapporten op vraag van het management,

  • Geven van opleidingen aan de interne klant i.v.m. het aanmaken van zijn Purchase Requests en het uitvoeren van receptioneringen voor zijn desbetreffende aanvragen.

Requirements

• Ervaring met facturatie en basisboekhouding is vereist

• Sterke administratieve vereisten

• Ervaring met SAP Ariba (PR/PO/ Ontvangst) en SAP ECC (transacties PO's, MIGO’s) is noodzakelijk

• Ervaring met overheidsopdrachten is een groot pluspunt

• Je communiceert op een vlotte manier met collega’s en stakeholders

• Je spreekt en schrijft vlot in het Nederlands, Frans en Engels

• Je bent klantgericht, professioneel en transparant bij contacten met al de stakeholders

• Je integriteit en inzet voor Ypto zijn onberispelijk

• Je kan werken met de courante MS Office applicaties (Word, Excel, Outlook en Sharepoint)

• Je bent analytisch en van nature uit zoek je graag zaken uit om problemen op te lossen

• Je bent stressbestendig, met respect voor deadlines

• Je werk graag in teamverband

Ons aanbod

Binnen onze open bedrijfscultuur werk je achter de schermen mee aan de digitale transformatie van NMBS. Je hebt een job met maatschappelijke impact en ruimte voor eigen inbreng. Naast een goede work-life balans en een marktconforme verloning ontvang je de volgende voordelen:

• Mogelijkheid tot telewerk + flexibel uurrooster

• 35 verlofdagen

• Uitgebreid verzekeringspakket - aansluiting zonder eigen bijdrage, m.u.v. ambulante kosten voor gezinsleden

  • Hospitalisatie en tandzorg voor het hele gezin

  • Ambulante kosten (= medische kosten los van hospitalisatie)

  • Groepsverzekering: aanvullend pensioen, arbeidsongeschiktheid en overlijden (cafetariaplan)

  • Arbeidsongevallen (bovenwettelijk)

• Maaltijd- en ecocheques

• Nettovergoedingen voor telewerk + internetbudget