Purchasing Officer

Le monde des achats vous intéresse ? Vous êtes enthousiaste, vous avez de bonnes capacités administratives, vous êtes orienté vers la recherche de solutions, vous aimez travailler avec des systèmes informatiques et vous êtes intéressé par le monde des chemins de fer ?

Nous recherchons un Purchasing Officer pour l'équipe Demand Management Office au sein de notre service Ypto Purchase, IT Contract & Vendor Management. Ypto B-IT SNCB est responsable de tous les services informatiques pour la SNCB.

L'équipe Demand Management Office comprend la gestion et l'optimisation du suivi administratif des contrats attribués pour les livraisons et les services informatiques de la SNCB tout au long de la phase d'exécution.

En tant que Purchasing Officer :

• Vous êtes responsable du traitement complet et du suivi des achats au sein de Ypto B-IT SNCB: 

  • Vous assurez le traitement administratif des dossiers, de la demande à l'envoi du bon de commande au fournisseur, ainsi que le traitement des factures y afférentes. En outre, vous optimisez et adaptez - si nécessaire - le flux existant des achats reçus et ce, en collaboration avec vos collègues.

  • En collaboration avec vos collègues, vous assurez le suivi des demandes des fournisseurs et des clients internes qui arrivent dans une boîte aux lettres fonctionnelle.

  • Pour le traitement et la gestion administrative des dossiers, vous travaillez en étroite collaboration avec vos collègues de l'équipe Project Delivery Office Team & Finance afin de garantir le bon déroulement de l'aspect financier d'un dossier.

  • En collaboration avec Vendor Management & Procurement, vous veillez à ce que les achats soient suivis en temps utile et de manière correcte dans les systèmes concernés (SAP ECC (FICO) - SAP Ariba - ServiceNow, Docusign).

  • Vous êtes la personne de contact pour les fournisseurs en ce qui concerne leurs commandes et leur facturation et vous êtes le point de contact pour les clients internes dans votre domaine et vous les aidez à formuler des demandes et à constituer des dossiers d'achat.

  • Vous créez les Work Breakdown Structures (WBS), les Purchase Requests (PR) et les Purchase Orders (PO) pour les commandes ponctuelles, les appels sur les accords-cadres et les demandes de nouveaux contrats-cadres. Vous veillez également au bon déroulement de l'approbation par toutes les parties concernées.

  • Vous assurez le suivi des commandes passées et tenez toutes les parties concernées (clients / fournisseurs sélectionnés) informées de l'avancement de leurs dossiers.

  • Vous traitez les factures reçues :
    - Contacter le demandeur pour la réception des biens/services afin qu'une réception de biens - MIGO et/ou une réception de services - Service Entry puisse être exécutée et que les notes de crédit puissent être gérées.
    - Préparer la clôture mensuelle et annuelle en collaboration avec le service financier.
    - Saisir les factures telles qu'elles ont été approuvées afin qu'elles puissent être libérées pour paiement par la comptabilité.
    - Résoudre les problèmes de traitement des factures en collaboration avec le service de la comptabilité.

• En fonction du temps dont vous disposez, vous pourrez également vous voir confier les tâches suivantes :

  • Participer à des projets liés au processus de passation de marchés,

  • Formuler des propositions visant à améliorer les procédures et les processus d'achat,

  • Préparer des rapports à la demande de la direction,

  • Former le client interne à la création de ses demandes d'achat et effectuer les opérations de réception de ses demandes pertinentes.

Exigences

• Une expérience de la facturation et de la comptabilité de base est requise

• Solides exigences administratives

• Expérience avec SAP Ariba (PR/PO/Receipt) et SAP ECC (transactions PO, MIGO) est requise.

• Une expérience des marchés publics est un grand plus

• Vous communiquez couramment avec vos collègues et les parties prenantes.

• Vous parlez et écrivez couramment le néerlandais, le français et l'anglais.

• Vous êtes orienté(e) client, professionnel(le) et transparent(e) dans vos contacts avec toutes les parties prenantes.

• Votre intégrité et votre engagement envers Ypto sont irréprochables.

• Vous pouvez travailler avec les applications courantes de MS Office (Word, Excel, Outlook et Sharepoint).

• Vous êtes analytique et, par nature, vous aimez étudier les choses pour résoudre les problèmes.

• Vous êtes résistant au stress et respectez les délais

• Vous aimez travailler en équipe

Notre offre

Au sein de notre culture d’entreprise ouverte, vous contribuez à la transformation numérique de la SNCB. Votre travail aura une incidence sur la société et vous offrira une grande liberté d’initiative. Outre un bon équilibre entre travail et vie privée et un salaire conforme au marché, vous bénéficiez des avantages suivants :

• la possibilité de télétravail et d'un horaire flexible ;

• 35 jours de congé ;

• un package d’assurances complet (affiliation sans contribution propre, à l’exception de l’assurance soins ambulatoires pour les membres de la famille) ;

  • une assurance hospitalisation et une assurance soins dentaires pour toute la famille ;

  • une assurance soins ambulatoires (= les frais médicaux qui ne nécessitent pas d’hospitalisation) ;

  • une assurance de groupe : pension complémentaire, incapacité de travail et décès (plan cafétéria) ;

  • une assurance accidents du travail (extralégale) ;

• des chèques-repas et des écochèques ;

• une indemnisation nette pour le télétravail ainsi qu’un budget internet.