Nous comprenons que votre vie privée est importante pour vous et nous mettons tout en œuvre pour la respecter. Nous tenons à vous rassurer d’emblée : vos données à caractère personnel ne seront utilisées que par Ypto S.A. (rue des Deux Gares 84 A, 1070 Bruxelles). Elles ne seront pas communiquées à des tiers qui voudraient les utiliser pour vous offrir leurs propres produits ou services. Ci-dessous, vous pourrez lire comment nous utilisons vos données précisément.
Lorsque vous décidez de nous transmettre vos données à caractère personnel, vous reconnaissez avoir parcouru la présente politique.
Le type de données que nous utilisons, la raison pour laquelle nous utilisons ces données et la durée pendant laquelle nous les conservons dépendent du motif pour lequel nous traitons ces données. Vous trouverez plus d’informations à ce sujet ci-dessous.
Afin de pouvoir traiter votre question ou remarque, nous collectons et traitons les données à caractère personnel suivantes :
En principe, nous traitons au moins vos nom et prénom. Pour pouvoir vous transmettre notre réponse à votre question ou message, nous collectons également l’adresse à laquelle nous pouvons vous contacter (adresse postale ou e-mail) ou votre numéro de téléphone.
Si le caractère spécifique de votre question ou remarque l’exige et que nous avons besoin de données à caractère personnel supplémentaires ou si vous nous les procurez volontairement, nous utiliserons ces données.
Nous utilisons vos données pour traiter votre question ou votre remarque. Sans ces données, nous ne pouvons pas évaluer votre question ou remarque.
Nous traitons également vos données en vue d’améliorer continuellement nos services, de réaliser des études de marché, d’empêcher la fraude et de développer de nouveaux produits. Il est possible que vos données soient traitées dans le cadre d’activités d’audit interne. Ces activités relèvent de l’intérêt légitime d’Ypto. À ce titre, nous veillons toujours à accorder au moins autant d’attention à vos intérêts qu’à ceux d’Ypto.
Nous pouvons transmettre vos données à caractère personnel à d’autres personnes physiques ou morales qui agissent en qualité de sous-traitants pour Ypto. Dans ce cas, ces parties ont uniquement accès aux données dont elles ont besoin pour effectuer leurs tâches.
Par ailleurs, nous sommes parfois obligés de transmettre vos données aux autorités compétentes.
En principe, nous ne transmettons vos données à caractère personnel qu’aux personnes morales ou physiques situées dans un pays qui offre un niveau de protection des données à caractère personnel au moins équivalent à celui qui vous est offert en Belgique. Si nous souhaitons déroger à cette règle, nous vous en informerons et vous demanderons votre consentement à cet effet.
Si vous n’avons pas besoin de vos données à caractère personnel pour un traitement nécessitant un délai de conservation plus long, les données susmentionnées sont conservées pendant maximum 12 mois après le traitement complet de votre question ou remarque.
Afin de traiter votre candidature et de vous informer le cas échéant des postes vacants chez Ypto ainsi que des événements organisés dans ce cadre, nous traitons les données à caractère personnel suivantes :
Si Ypto devient votre employeur, ces données seront collectées/utilisées dans le cadre de votre recrutement.
Nous traitons ces données afin de pouvoir vous faire parvenir des enquêtes, le cas échéant.
Vos données à caractère personnel sont utilisées pour traiter votre candidature.
Ces activités relèvent de l’intérêt légitime d’Ypto. À ce titre, nous veillons toujours à accorder au moins autant d’attention à vos intérêts qu’à ceux d’Ypto.
Nous pouvons transmettre vos données à caractère personnel à d’autres personnes physiques ou morales qui agissent en qualité de sous-traitants pour Ypto. Dans ce cas, ces parties ont uniquement accès aux données dont elles ont besoin pour effectuer leurs tâches.
En principe, nous ne transmettons vos données à caractère personnel qu’à des personnes morales ou physiques situées dans un pays qui offre un niveau de protection des données à caractère personnel au moins équivalent à celui qui vous est offert en Belgique. Si nous souhaitons déroger à cette règle, nous vous en informerons et vous demanderons votre consentement à cet effet.
Si votre candidature n’est pas retenue, nous effacerons vos coordonnées et votre C.V., au plus tard un an après la date à laquelle vous avez postulé. De cette manière, nous pouvons éventuellement vous contacter pour un autre poste. Vous pouvez bien entendu demander la suppression de vos données plus rapidement, à moins que nous ne soyons obligés de les conserver plus longtemps.
Si vous êtes l’un de nos fournisseurs ou clients professionnels en tant que personne physique ou que vous agissez en tant que personne de contact pour l’un de nos fournisseurs ou clients professionnels, nous collectons et traitons les données à caractère personnel suivantes :
En principe, nous traitons au moins vos nom et prénom. Afin de pouvoir vous contacter, nous traitons vos numéro de téléphone et adresse e-mail.
Afin de pouvoir vous accepter comme fournisseur, nous sommes parfois contraints d’effectuer des analyses de solvabilité.
Nous utilisons vos données pour être en mesure d’exécuter le contrat avec vous ou avec le fournisseur ou le client professionnel que vous représentez. Nous les utilisons également pour vous fournir des informations importantes, en ce compris des informations commerciales nécessaires pour l’exécution du contrat.
Nous traitons également vos données en vue d’améliorer continuellement nos services, de réaliser des études de marché, d’empêcher la fraude et de développer de nouveaux produits. Il est possible que vos données soient traitées dans le cadre d’activités d’audit interne. Ces activités relèvent de l’intérêt légitime d’Ypto. À ce titre, nous veillons toujours à accorder au moins autant d’attention à vos intérêts qu’à ceux d’Ypto.
Nous pouvons transmettre vos données à caractère personnel à d’autres personnes physiques ou morales qui agissent en qualité de sous-traitants pour Ypto. Dans ce cas, ces parties ont uniquement accès aux données dont elles ont besoin pour effectuer leurs tâches.
Par ailleurs, nous sommes parfois obligés de transmettre vos données aux autorités compétentes.
En principe, nous ne transmettons vos données à caractère personnel qu’aux personnes morales ou physiques situées dans un pays qui offre un niveau de protection des données à caractère personnel au moins équivalent à celui qui vous est offert en Belgique. Si nous souhaitons déroger à cette règle, nous vous en informerons et vous demanderons votre consentement à cet effet.
Si nous n’avons pas besoin de vos données à caractère personnel pour un traitement nécessitant un délai de conservation plus long, nous conservons vos données à caractère personnel pendant la durée du contrat avec vous, en tant que client professionnel ou fournisseur ou avec le client professionnel ou fournisseur dont vous êtes la personne de contact, prolongée d’un an.
Si vous vous présentez dans nos bureaux ou notre bâtiment en tant que personne physique, nous collectons et traitons les données à caractère personnel suivantes :
Nous utilisons vos données pour savoir qui se trouve dans nos bureaux en cas d’incident ou de calamité. Nous utilisons également vos données pour informer de votre visite la personne de contact concernée.
Nous pouvons transmettre vos données à caractère personnel à d’autres personnes physiques ou morales qui agissent en qualité de sous-traitants pour Ypto. Dans ce cas, ces parties ont uniquement accès aux données dont elles ont besoin pour effectuer leurs tâches.
Par ailleurs, nous sommes parfois obligés de transmettre vos données aux autorités compétentes.
En principe, nous ne transmettons vos données à caractère personnel qu’aux personnes morales ou physiques situées dans un pays qui offre un niveau de protection des données à caractère personnel au moins équivalent à celui qui vous est offert en Belgique. Si nous souhaitons déroger à cette règle, nous vous en informerons et vous demanderons votre consentement à cet effet.
Nous conservons vos données à caractère personnel pendant la durée de votre visite et au maximum une semaine après votre visite.
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Lisez cette partie de notre déclaration sur la vie privée afin d’en savoir plus sur la façon dont nous collectons et traitons vos données à caractère personnel sur notre site web (notamment www.ypto.be).
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Si votre visite ne se limite pas à la récolte d’informations générales, en particulier lorsque vous contactez Ypto via le site web ou acceptez la réception de certaines informations sur nos produits et services, des données complémentaires sont demandées et/ou collectées, parmi lesquelles votre nom, votre adresse e-mail et, éventuellement, votre numéro de téléphone.
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Dans la plupart des cas, nous traiterons vos données pour pouvoir exécuter le contrat existant entre Ypto et vous.
Dans certains cas, nous sommes par ailleurs légalement obligés de traiter vos données à caractère personnel.
Par ailleurs, un certain nombre de traitements de données correspondent à l’intérêt économique légitime d’Ypto. Il s’agit par exemple de la lutte contre la fraude et la réalisation d’études de marché. À ce titre, nous vérifions toujours si vos intérêts au niveau de la protection de votre vie privée et de vos droits relatifs à vos données à caractère personnel ne vont pas à l’encontre de ceux d’Ypto. Si tel est le cas, Ypto ne peut procéder au traitement de ces données ou doit l’adapter afin de rétablir l’équilibre avec vos intérêts.
Enfin, nous effectuerons un nombre de traitements basés sur votre consentement. C’est notamment le cas pour le marketing direct électronique et le traitement de catégories spécifiques de données à caractère personnel, par exemple lorsque vous êtes pris en photo. Dans la majorité des cas, ce consentement sera reflété par une action explicite de votre part (par exemple, le fait que vous nous transmettiez vos données à caractère personnel ou que vous les transmettiez à un photographe qui demande votre consentement explicite pour vous prendre en photo). Vous pouvez toujours retirer votre consentement. Les traitements de données effectués avant le retrait de votre consentement restent bien valables et justifiés.
Lorsque la législation impose un délai minimal de conservation, nous sommes toujours obligés de conserver vos données pendant le délai en question. Passé ce délai de conservation minimal et si la législation ne fixe aucun délai de conservation, nous avons déterminé le délai le plus équilibré entre vos intérêts et ceux d’Ypto de sorte que les intérêts d’Ypto ne priment jamais sur les vôtres, ainsi qu’en fonction de la vitesse de vieillissement de vos données et des raisons pour lesquelles vos données sont traitées.
Si nous traitons vos données pour des raisons diverses, le délai de conservation le plus long sera toujours appliqué. La possibilité pour les services concernés d’Ypto de faire usage de vos données à caractère personnel sera cependant déterminée par le délai de conservation spécifique qui est d’application pour ce service : si le délai de conservation a expiré pour le service en question, ils ne pourront plus faire usage de vos données.
Après l’expiration de ce délai, vos données seront supprimées de nos bases de données ou seront rendues anonymes pour qu’elles ne puissent plus être liées à vous.
Vous trouverez ci-dessus plus d’informations sur le délai exact de conservation de vos données dans la partie consacrée aux informations pour le traitement spécifique de vos données.
Vous pouvez à tout moment vous opposer gratuitement au traitement de vos données à des fins de marketing direct. Cette règle vaut aussi bien pour le traitement habituel que pour le profilage utilisé dans le cadre de ce marketing direct.
Vous avez le droit de consulter les données à caractère personnel qui vous concernent et que nous traitons. Cet aperçu peut vous aider à vérifier si vous souhaitez également faire usage de vos autres droits (par exemple, votre droit à modifier vos données).
Si vous remarquez que les données à caractère personnel dont nous disposons sur vous sont incorrectes ou incomplètes, vous pouvez nous demander respectivement de les adapter ou de les compléter. Ce dernier point peut être utile si, par exemple, des conséquences sont attachées aux données à caractère personnel.
Sur la base des règles en matière de vie privée, vous avez le droit de nous demander de supprimer certaines données. Cela n’est possible que lorsque ces données ne sont plus nécessaires pour atteindre un objectif déterminé.
Sur la base des règles en matière de vie privée, vous avez le droit de faire valoir la portabilité de vos données. Vous pouvez donc nous demander de recevoir dans un format électronique lisible toutes les données à caractère personnel qui vous concernent et que vous nous avez transmises.
Lorsque le traitement se base sur votre consentement, vous pouvez à tout moment retirer ce dernier. En fonction du moment où vous retirez votre consentement, nous pourrions, par conséquent, ne plus être en mesure de vous fournir certains services.
Les règles en matière de vie privée vous accordent le droit de nous demander de limiter le traitement de vos données à certaines fins. Toutefois, il ne nous sera pas toujours possible de répondre favorablement à cette demande, par exemple lorsque nous sommes légalement contraints de traiter vos données à caractère personnel.
Vous pouvez vous opposer à l’utilisation de vos données à des fins de marketing direct en cliquant sur le bouton « Se désinscrire », que vous trouverez dans tous les documents de marketing direct.
Par ailleurs, vous pouvez également envoyer une demande écrite munie d’une preuve d’identité à Ypto – Privacy, Rue des Deux Gares 84A, 1070 Bruxelles ou à dpo@belgiantrain.be.
Nous avons désigné un responsable de la protection des données, qui nous conseille sur les règles en matière vie privée et vérifie qu’Ypto respecte ces règles.
En outre, nous veillons à ce que seules les personnes qui doivent effectivement traiter vos données à caractère personnel dans le cadre de leurs activités professionnelles au sein d’Ypto aient accès à vos données.
Pour tous les processus actuels importants et tous les nouveaux processus de traitement, nous effectuons une analyse d’impact sur la vie privée, dans laquelle nous vérifions, avec notre responsable de la protection des données (DPO), si les règles en matière de vie privée sont respectées et si vos données à caractère personnel sont toujours suffisamment protégées. Si ces évaluations débouchent sur des points d’amélioration pour nous, ceux-ci sont suivis de près et une solution doit être trouvée avant le début du traitement des données.
Nous nous engageons à prendre toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger vos données à caractère personnel contre la destruction, la perte, la modification involontaire, la détérioration ou la divulgation. Afin de garantir cette sécurité, nous effectuons, entre autres, des sauvegardes périodiques.
Ypto, société anonyme, (siège social) Rue des Deux Gares 84 A, 1070 Bruxelles, RPM Bruxelles : BE 0821.220.410.
Ypto est responsable du traitement de ces données à caractère personnel et veille à la confidentialité et la sécurité de ces données.
Vous pouvez contacter le Data Protection Office et le responsable de la protection des données d’Ypto via Ypto – Privacy, Rue des Deux Gares 84 A, 1070 Bruxelles, ou via dpo@belgiantrain.be.
Si vous n’êtes pas satisfait de la manière dont Ypto traite vos données à caractère personnel ou de la réaction que vous avez reçue de notre responsable de la protection des données à une plainte que vous avez introduite, vous pouvez introduire une plainte auprès de l’Autorité de protection des données. En attendant, nous vous renvoyons au site web de l’Autorité de protection des données : www.autoriteprotectiondonnees.be
Ypto se réserve le droit de modifier à tout moment cette politique sur la vie privée.